GUIDA ALLA PRESENTAZIONE TELEMATICA DI PRATICHE E COMUNICAZIONI DIGITALI
1. QUALE MODULO USARE
2. CHI DEVE INVIARE LA P.E.C.
3. CHI E COME FIRMA
4. LA PROCURA SPECIALE
5. ALTRE FIRME DI SOGGETTI NON TITOLARI DELLA PRATICA
6. REQUISITI INFORMATICI E FORMATI AMMESSI
7. COME PRESENTARE
8. QUALE DOCUMENTO COMPROVA LA PRESENTAZIONE
9. PAGAMENTI
10. ISTRUZIONI D’USO DELL’INVIO TELEMATICO
11. IRREGOLARITA’ DELL’INVIO TELEMATICO
12. COME PROSEGUE IL PROCEDIMENTO
13. INTEGRAZIONI O AGGIORNAMENTI A PRATICHE GIA’ PRESENTATE
14. INFORMAZIONI E ASSISTENZA
15. COME FARE PER....LEGGERE UN FILE FORMATO P7M
1. QUALE MODULO USARE
Occorre recuperare gli specifici moduli pubblicati sul sito Internet del Servizio SUAP scaricabili dalle pagine di presentazione dei procedimenti ed individuabili per aree tematiche oppure con il motore di ricerca.
I moduli in formato pdf, una volta compilati a video, devono essere stampati e scansionati, previa apposizione di firma olografa da parte dei titolari richiedenti, oppure, è possibile salvare il file modulo precompilato dei propri dati personali (funzione utile al professionista che interagisce frequentemente con il Servizio SUAP) scaricando il software suggerito in Internet.
Si ricorda che qualora il richiedente o procuratore abbia necessità di firmare digitalmente il modulo editabile senza dover stampare e scansionare lo stesso in quanto in possesso di firma digitale, è obbligatorio salvare il file in formato statico PDF/A e conseguentemente procedere all’apposizione di firma digitale.
2. CHI DEVE INVIARE
Tutte le imprese produttive, sono tenute a presentare la domanda, comunicazione o SCIA esclusivamente con invio telematico da parte del legale rappresentante dell'impresa, oppure appoggiandosi ad un professionista incaricato o ad altro intermediario in qualità di procuratore.
Per “attività produttive” si intendono tutte le attività di produzione di beni e servizi, incluse le attività agricole, commerciali e artigianali, le attività turistiche e alberghiere e i servizi di telecomunicazioni.
Costituiscono, inoltre, “impianti produttivi” i fabbricati, gli impianti e gli altri luoghi in cui si svolgono tutte o parte delle fasi di produzione di beni e servizi.
I soggetti interessati ed obbligati sono quindi le imprese, individuali o collettive, iscritte alla Camera di Commercio, ma anche, solo in caso di edilizia produttiva, i privati proprietari di immobili adibiti ad impianti ed attività produttive.
I procedimenti amministrativi che rientrano nel SUAP, in applicazione dell’art. 2 del DPR 160/2010, sono le sole domande, comunicazioni o SCIA relative alla localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento, cessazione o riattivazione delle sopra descritte e definite “attività produttive” e “impianti produttivi”.
L’elenco di tutti i procedimenti amministrativi a rilevanza SUAP, è consultabile nella pagina “quadro sinottico - descrizione degli interventi”.
Per l’edilizia residenziale è obbligatoria la presentazione esclusivamente in modalità telematica di tutte le praticheed adempimenti in materia di edilizia. L’obbligo della presentazione digitale riguarderà tutte le pratiche, istanze, depositi e comunicazioni in attuazione di normative edilizie, a mero titolo esemplificativo: Cil, Cila, Scia, Dia, Permesso di costruire, Agibilità, Denuncia opere strutturali ecc....
Gli sportelli rifiuteranno la presentazione cartacea invitando ed informando l’utenza sulle modalità di invio telematico. I servizi telematici consentono di fornire uno sportello sempre aperto la presentazione guidata del modulo e dei suoi allegati, la ricevuta automatica di protocollo, dei suoi responsabili e provvedimenti l'accesso e visione immediata degli atti della pratica ed una riduzione complessiva dei tempi del procedimento.
3. CHI E COME FIRMA
Il legale rappresentante dell’impresa ed i titolari in generale (es. tutti i comproprietari) sottoscrivono la pratica CON FIRMA DIGITALE, o in alternativa può sottoscrivere digitalmente una terza persona, a ciò incaricata grazie ad una PROCURA SPECIALE alla firma ed all’invio telematico, che va inviata come allegato.
In caso di procura a terzi i moduli dovranno essere firmati in modo olografo dagl' intestatari.
4. LA PROCURA SPECIALE
Nel caso in cui i titolari siano sprovvisti di firma digitale, potranno conferire procura speciale congiunta ad un altro soggetto o professionista, per la sottoscrizione digitale e la presentazione telematica della documentazione relativa all’attività che deve essere avviata, modificata o trasformata ecc...
I requisiti per la corretta redazione ed invio della procura speciale sono i seguenti:
Il modulo, scaricabile da internet nelle pagine dello sportello telematico, va compilato e sottoscritto in originale con firma olografa di tutti gli aventi titolo e consegnato al professionista/soggetto procuratore, unitamente a copia del documento d’identità;
È sufficiente la forma scritta semplice con sottoscrizione non autenticata;
Va sempre indicato, nello spazio apposito, per quale pratica o pratiche, attività o intervento, si da/riceve procura, in quanto non può essere una procura generale;
Il modulo va acquisito digitalmente tramite scansione in formato pdf e sottoscritto dal procuratore tramite firma digitale;
Alla procura deve sempre essere allegata copia informatica, tramite scansione in formato pdf, di un documento d’identità valido del sottoscrittore;
Gli originali devono essere conservati dal professionista/soggetto procuratore e resi disponibili ed esibiti in caso di richiesta.
In caso di revoca del procuratore deve esserne nominato contestualmente uno nuovo, quindi, va inviata, come integrazione alla pratica, una comunicazione libera di revoca del precedente con allegata una nuova procura al nuovo soggetto.
5. ALTRE FIRME DI SOGGETTI NON TITOLARI DELLA PRATICA
Se è necessario apporre più firme sullo stesso documento (es. comproprietari, impresa esecutrice, impiantista, direttore sanitario) oppure allegare documentazione a firma di terzi, si segnala che è possibile:
apporre sullo stesso file più firme digitali;
acquisire il documento con firma olografa (scritta di pugno sul documento), scannerizzarlo e apporre, da parte del titolare o del procuratore, la firma digitale sul file; in questo caso la firma digitate costituisce dichiarazione che quanto allegato è conforme all’originale conservato dal firmatario telematico;
qualora risultasse difficoltosa la soluzione di cui sopra, ad es. scannerizzare elaborati grafici, i soggetti firmatari, diversi da quello che appone la firma digitale, dovranno
presentare procura speciale alla firma ed all’invio telematico al soggetto che firma l’intera pratica (es: la firma dell’impresa costruttrice e del direttore lavori da apporre obbligatoriamente sulle tavole grafiche dei progetti in variante, dovrà essere sostituita dalla procura unica, unitamente al titolare, al soggetto in possesso di firma digitale).
6. REQUISITI INFORMATICI E FORMATI AMMESSI
Per presentare una pratica digitale occorre dotarsi di
CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA (P.E.C.) è obbligatorio l'utilizzo della Casella di Posta Elettronica Certificata fornita ad esempio dall'Ordine Professionale di appartenenza o dalla Camera di Commercio Registro Imprese;
SOFTWARE PER TRASFORMARE I FILES INFORMATO PDF - Per salvare o visualizzare i singoli files in formato pdf è necessario installare un software adeguato, scegliendo tra prodotti open source o prodotti su licenza, a seconda delle vostre esigenze e del vostro sistema operativo.
Per il sistema Windows è possibile scaricare il Software gratuito PDF-X-ChangeViewer
FIRMA DIGITALE (personale o di un proprio incaricato) - Per apporre una o più firme digitali su files o documenti informatici, è necessario essere in possesso di una Firma Digitale. Lo strumento di firma digitale può essere rappresentato da una card o una business key. Il file una volta firmato dovrà avere un formato .p7m per poter essere inviato;
P7M-è lostandard di firmadigitale. Lo strumento di firma adottato da professionisti ed imprese dovrà pertanto applicare tale tipologia di firma digitale su file di tipo pdf.
Per abilitare il dispositivo in modo corretto dovete eseguire con attenzione la procedura di importazione dei certificati
SOFTWARE PER APPORRE E VERIFICARE LAFIRMA DIGITALE
E’ necessario installare un programma come il Dike sviluppato e distribuito gratuitamente da
Infocamere, per informazioni e download consultare il sito --- https://www.firma.infocert.it
Prima di effettuare il download del software, verificarne la compatibilità in relazione al sistema operativo da voi utilizzato (Windows, Mac Os, Linux, etc.) ed alla vostra firma digitale (business key – smart card – etc.).
Lo standardsdi formato files con firmadigitaleè il seguente:
nome file.pdf.p7m
Utilizzare esclusivamente il seguente formato per evitare irricevibilità
7. COME PRESENTARE
L’invio telematico, è consentito solo a chi è in possesso di firma digitale, secondo le seguenti
ipotesi:
TRAMITE UN INTERMEDIARIO DI FIDUCIA:
- ricorrendo alla propria Associazione di Categoria o Agenzie per le Imprese;
- ricorrendo al proprio Professionista;
In caso di intermediario oltre alla modulistica ed allegati previsti dovrà essere trasmessa, in allegato, anche la procura speciale .
PERSONALMENTE: tale modalità è possibile solo se si è in possesso di casella PEC e di firma digitale.
Si ricorda che oltre ad aver acquisito la PEC, la firma digitale ed i vari software prima descritti, è necessario consultare attentamente le schede informative presenti sul nostro Portale, scaricare la modulistica occorrente per la tipologia di attività che volete iniziare o modificare, compilarla, scannerizzarla e firmarla digitalmente.
Le istanze o integrazioni devono essere presentate esclusivamente in modalità telematica secondo le indicazioni presenti sulla singola modulistica,all’indirizzo PEC: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
8. QUALE DOCUMENTO COMPROVA LA PRESENTAZIONE
I documenti che provano l’avvenuta presentazione di pratiche o comunicazioni al Servizio SUAP da salvare o stampare sono i seguenti:
1. la conferma immediata dell’invio tramite PEC, il Servizio provvede inoltre ad inviare una ricevuta di presentazione con i dati di presentazione, riepilogo allegati e
NUMERO DI PROTOCOLLO, che deve essere stampata e/o salvata;
2. Il sistema stesso, inoltre, invierà immediatamente una mail pec di conferma della ricezione.
Per l’invio tramite pec, la prova di avvenuta presentazione è fornita dalla ricevuta di avvenuta accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna del messaggio di posta certificata.
9. PAGAMENTI
In base al tipo di attività che deve essere avviata o in base alla tipologia di intervento, in alcuni casi sono dovuti degli oneri vari e dei diritti di segreteria/istruttoria, il cui dettaglio è segnalato nella modulistica predisposta dai singoli uffici, se non indicato non è dovuto alcun versamento.
Il versamento degli importi dovuti, ove previsti sono indicati sul modulo (diritti di segreteria/istruttoria, imposta di bollo, sanzioni ecc…), deve essere effettuato prima della presentazione della pratica.
La SCIA non è mai soggetta all’imposta di bollo.
La ricevuta o attestazione, del versamento effettuato, va scannerizzata in formato pdf ed allegata alla pratica digitale e le MODALITA' DI VERSAMENTO, sono in generale le seguenti:
BONIFICO BANCARIO
Intestato a: COMUNE DI CISTERNA DI LATINA
Beneficiario: COMUNE DI CISTERNA DI LATINA - SERVIZIO SUAP
IBAN:IT08 L 07601 14700 000075689687
att.ne: ordinante deve essere l’impresa a cui è intestata la pratica digitale.
BOLLETTINO POSTALE
Intestato a: COMUNE DI CISTERNA DI LATINA - SERVIZIO SUAP
C/C Postale N°: 75689687
att.ne: l’impresa che esegue il pagamento deve essere la medesima a cui è intestata la pratica digitale
MARCHE DA BOLLO
Utilizzare il modello F23 con i seguenti codici identificativi
6. Ufficio o Ente codice: TJK
11. Codice tributo: 456 T
12. Descrizione:Imposta di bollo
Per tutte le modalità di versamento INDICARE SEMPRE:
per versamenti effettuati PRIMA DELL’INVIO DELLA PRATICA
ufficio destinatario per materia – indicare l’ufficio competente all’esame della pratica es.
Commercio, Edilizia, Agricoltura, UMA ecc..
Dettaglio Importiper tipo onere come i seguenti esempi:
16 Bollo 150 Diritti Segreteria 1400 Urb. Primaria 6789 Urb. Secondaria 5678 Costo
180 Diritti Istruttoria 100 ecc…
nome dell’ impresa intestataria della pratica; l’impresa che esegue il versamento deve
essere la medesima a cui è intestata la pratica digitale.
per versamenti effettuati DOPO L’INVIO DELLA PRATICA
Se trattasi di versamenti per pratica già presentata, indicare sempre:
estremi della pratica completi di classifica – numero – anno (es. 08/D/2015 o 08/SCIA/15)
intestatario pratica;
10. ISTRUZIONI PER L’INVIO TELEMATICO
Per procedere alla presentazione tramite pec occorre predisporre pronti tutti i file del modulo ed allegati obbligatori già nel formato corretto: nome file.pdf.p7m.
Per i documenti d’identità e la ricevuta di pagamento è accettato anche il solo formato pdf.
I moduli forniti su internet sono in formato pdf, devono essere stampati, compilati, firmati e scansionati.
Tutti i moduli possono essere stampati e compilati a mano, poi scansionati e firmati digitalmente. ATTENZIONE: Scansionare esclusivamente in modalità BIANCO/NERO con risoluzione 150 dpi.
E’ possibile salvare il file modulo precompilato con i propri dati personali (funzione utile al professionista che interagisce frequentemente con il SUAP) scaricando il software suggerito in Internet, tuttavia non può essere inviato il file salvato in modalità editabile/riscrivibile. Qualora il richiedente o procuratore abbia necessità di firmare digitalmente il modulo editabile senza dover stampare e scansionare lo stesso in quanto in possesso di firma digitale, è obbligatorio salvare il file in formato statico pdf/A e solo dopo procedere all’apposizione di firma digitale, pena l'IRRICEVIBILITA'.
Non sono ammessi moduli modificabili anche se firmati digitalmente(i moduli pdf pubblicati sul sito non possono essere inviati se non salvati in pdf statico).
Ogni documento, va scannerizzato interamente e non per singolo foglio, ad un documento nella sua interezza deve corrispondere un solo file, con attenzione ai documenti scritti su fronte e retro.
La documentazione principale va inserita in singoli ed autonomi file,il documento va tenuto separato dagli altri in file come: il modulo, procura, la tavola grafica, i pagamenti, relazione tecnica, documentazione fotografica.
Altra documentazione allegata, invece, va scansionata insieme a tematismo in quanto il portale prevede un unico allegato (ad es. documenti identità – documentazione in materia di impiantistica fare un unico file con schema progetto e relazione o dichiarazione conformità – documentazione in materia di sicurezza, unificare dichiarazioni sostitutive per il DURC, verifica dei requisiti e copia della notifica preliminare).
Per non incorrere nel rifiuto del sistema informatico, si consiglia prima di accedere di verificare che i file firmati digitalmente corrispondano agli standard obbligatori.
NON E' POSSIBILE INVIARE FILES SUPERIORI A 8 MB CIASCUNO PER UN TOTALE MAX DI:
30 MB (SOLO PER INVIO A MEZZO PEC)
LE SCANSIONI DEI MODULI DEVONO ESSERE EFFETTUATE IN MODALITA' BIANCO/NERO 150 dpi
I NOMI FILES NON DEVONO SUPERARE I 35 CARATTERI
Qualora la pratica da presentare superi la pesantezza massima file ammissibile (30 mb) sarà necessario procedere ad un invio frazionato della stessa a mezzo pec specificando il numero di invio (es. 1/3, 2/3, 3/3)
Il sistema informatico rilascerà in modo automatico ed in tempo reale la Ricevuta di Protocollo attestante l'avvenuta presentazione che verrà confermata da una successiva mail pec inviata direttamente alla casella dell’utente presentante o procuratore.
Si avvisa che gli uffici provvederanno a verificare la completezza dell'invio complessivo ai fini della ricevibilità.
11. IRREGOLARITA’ DELL’INVIO TELEMATICO
Le pratiche presentate vengono filtrate inizialmente per alcuni aspetti formali (firma digitale, formato, procura e documento d’identità se necessario) e successivamente controllate in modo più accurato sotto ogni altro aspetto sia formale che sostanziale.
In caso di esito negativo del controllo “formale” sia su pratiche che su comunicazioni, verrà inviata alla casella pec, utilizzata ed indicata al momento della registrazione allo sportello telematico, una Dichiarazione di IRRICEVIBILITA’.
Sonoconsiderate IRRICEVIBILI, tutte le tipologie di comunicazioni telematiche, riferite a
pratiche, integrazioni o comunicazioni, che pervengono con queste caratteristiche:
per tutte le tipologie di pratiche o comunicazioni:
a. documenti non salvati nel formato .pdf (anche quando il modulo risulta modificabile o riscrivibile);
b. file privo di firma digitale .p7m;
c. mancanza, in caso di firma digitale di delegati, della “Procura Speciale” per l’invio e la firma di pratiche on-line che deve essere compilata, datata e firmata in modo olografo dai soggetti titolari, scannerizzata in formato pdf e firmata digitalmente dal procuratore;
d. non è allegata la scansione del documento d’identità del dichiarante obbligatoria per la validità delle dichiarazioni rese, ai sensi dell’art. 38 del D.P.R. 445/00;
e. messaggio proveniente da casella di posta elettronica non certificata;
f. mancata elezione di domicilio presso il soggetto delegato e non definizione dell’indirizzo di posta elettronica certificata presso cui inviare le comunicazioni o notifiche;
g. l’elaborato grafico è inserito in un unico file con tutta la modulistica, invece, le tavole grafiche devono essere sempre un file autonomo e diverso dal resto della documentazione;
h. documenti scansionati non per intero ma per singolo foglio, ad un documento nella sua interezza deve corrispondere un solo file;
per le pratiche relative ai procedimenti non soggetti ad istanza ma a mera comunicazione, segnalazione, deposito, ovvero automatizzati ai sensi del DPR160/2010, come SCIA, DIA, CIL, CILA e attestato di agibilità,anche i seguenti casi:
i.non ha utilizzato la modulistica prevista dalla normativa come obbligatoria
(modulistica comunale ma solo se pubblicata su Internet oppure quella unica nazionale, regionale o del portale impresa in ungiorno.gov.it);
j.il modulo utilizzato è corretto ma è stato allegato in modo incompleto in quanto mancano alcune pagine;
k. non è stata presentata in allegato alla pratica digitale la prova dell’avvenuto
versamento delle somme dovute alla presentazione, intese come imposta di bollo, diritti di segreteria o istruttoria a seconda dei casi;
per l’edilizia privata si precisano anche ulteriori casi di irricevibilità come segue:
l.in caso di variante in corso d’opera, presentata con SCIA o DIA, è necessaria la sottoscrizione degli elaborati grafici dell’impresa esecutrice e del direttore dei lavori; pertanto, dovrà essere allegata alla pratica digitale la Procura Speciale al progettista, per l’invio di pratiche online firmata, oltre che dal titolare, anche dal legale rappresentante dell’impresa e dal direttore dei lavori;
m. l’indicazione nel modulo dell’impresa esecutrice, obbligatoria per la presentazione di SCIA o DIA edilizia, ai sensi dell’art. 23, comma 2, del D.P.R. 380/2001, e non è ammessa l’esecuzione di lavori in economia diretta
Per avere la sicurezza dell’esito positivo della verifica formale, occorre attendere la presa in carico dell’operatore che riceve la pratica, il quale, in caso di errore, invia tempestivamente comunicazione di irricevibilità e la pratica corretta dovrà essere rinviata.
Per i procedimenti ad istanza di parte (domande di concessione, permesso, autorizzazione) una volta superato l’iniziale controllo formale viene inviato l’avvio del procedimento ai sensi dell’art. 7 e segg. della L. 241/90 mentre per le SCIA viene inviata una ricevuta di presentazione.
12. COME PROSEGUE IL PROCEDIMENTO
Per quanto riguarda la domanda di concessione, permesso o autorizzazione ognuna seguirà il procedimento ed i tempi previsti dalla specifica normativa di riferimento.
Per quanto riguarda, invece, la SCIA, il procedimento seguirà quanto disposto dall’art. 19 della L.
241/90 e gli uffici che ricevono la pratica hanno tempo 60 giorni, tranne che per l’edilizia il cui
termine è stato ridotto a 30 giorni, per effettuare tutte le verifiche e controlli su quanto dichiarato.
Per quanto riguarda la trasmissione di comunicazioni varieed integrazioni, che non innescano un nuovo procedimento amministrativo, per l’utente sarà sufficiente la ricevuta di protocollo rilasciata dallo sportello telematico, e non seguirà nessuna ulteriore comunicazione, salvo errori o inammissibilità.
13. INTEGRAZIONI O AGGIORNAMENTI A PRATICHE GIA’ PRESENTATE
Tutte le comunicazioni integrative, di qualsiasi natura o semplicemente collegate ad una pratica, dovranno essere presentate tramite PEC ed è indispensabile indicare il numero e la data di protocollo della pratica che si intende integrare, dati desumibili dalla ricevuta di presentazione.
14. INFORMAZIONI E ASSISTENZA
Sul portale del Servizio SUAP del Comune di Cisterna di Latina;www.suapcisterna.itsono pubblicate le informazioni e gli approfondimenti.
In caso di malfunzionamenti, anomali o link errati contattare Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. e specificare nell’oggetto della mail “segnalazione guasti SUAPCISTERNA.IT”
Per altre tipologie di informazioni su aspetti del procedimento, tecnici, amministrativi (modulistica, pagamenti, normativa, tempi del procedimento ecc...) vanno contattati gli uffici competenti a seconda della richiesta.
15. COME FARE PER....LEGGERE UNFILE FORMATO P7M
Per leggere un file firmato digitalmente, è necessario installare un software di lettura-verifica- apposizione firma digitale. Qualora ne foste sprovvisti suggeriamo di installare il programma DIKE , sviluppato e distribuito gratuitamente da Infocamere.
Per infoe download del prodotto consultare il sito: https://www.firma.infocert.it
Si ricorda che, prima di installare il software, è necessario verificarne la compatibilità con il vostro sistema operativo (Windows, Mac OS, Linux), ed il sistema di firma digitale da voi adottato business key o smart card.
Una volta installato è semplicissimo. Basta aprire direttamente dal software il file firmato, richiamandolo dalla cartella di archiviazione in cui lo avete collocato, e vi verrà data informazione circa il nominativo del firmatario e la validità di firma digitale, nonchè la possibilità di visualizzare il documento nel formato file ad esso corrispondente.
Oppure è possibile verificare on line i files ricevuti seguendo una semplice procedura guidata che consente la lettura senza dover scaricare alcun programma software
https://www.firma.infocert.it/utenti/verifica.php
PDF-X-ChangeViewe
Dike